Tullivirkamiesliiton rekisteriseloste 6.6.2013

Tullivirkamiesliitto Tulltjänstemannaförbundet ry

REKISTERISELOSTE 6.6.2013, päivitetty 30.4.2018

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Rekisterinpitäjä

Tullivirkamiesliitto Tulltjänstemannaförbunder ry

Iso Roobertinkatu 9 B 15, 00120 Helsinki

(PL 51, 00521 Helsinki)

 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Liisa Kangassalo, liisa.kangassalo@tulli.fi, gsm 040 332 2101

 

Rekisterin nimi Tullivirkamiesliiton jäsenrekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisterin tietoja käytetään jäsenasioiden ja jäsenten edunvalvonnan hoitamiseen liiton ja sen jäsenyhdistysten toiminnassa.

 

Rekisterin tietosisältö

Perustiedot: sukunimi, etunimi, jäsennumero, syntymäpäivä, kutsumanimi, status (aktiivinen/passiivinen), henkilötunnus, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, sukupuoli, ensisijainen ja toissijainen matkapuhelinnumero, ensisijainen ja toissijainen sähköpostiosoite, kotipuhelin, työpuhelin, liittymispäivä, eropäivä, kuolinpäivä, eron syy, lehtijakelu.

Lisätiedot: tilinumero palautuksille (kysytään tarvittaessa), jäsenkortin tilauspäivä

Jäsenyydet: organisaatio (liitto, jäsenyhdistys ja työttömyyskassa), liittymispäivä, eropäivä, päättymisen syy, yhdistysnumero.

Työsuhteet: työnantaja, alkupäivä, loppupäivä, päätoimi, palkkasuhde, työaika, tehtävänimike, osasto, toiminto, tehtävä, palkka, takuupalkka, lisätaso.

Maksuperusteet: alkupäivä, loppupäivä, maksuperuste (jäsenmaksu, eläke, vapaa, erityisjäsenmaksu), maksutapa (itsemaksava/työnantajaperintä), organisaatio.

Jäsenmaksut: kuukausi, tyyppi, tapa, maksuperuste, organisaatio, velvoite, suoritettu, jäljellä, korko.

Järjestötehtävät: alkupäivä, loppupäivä, laji, organisaatio

Luottamusmiestehtävät: alkupäivä, loppupäivä, laji, organisaatio

Koulutus: tutkinto (perusaste, keskiaste, alempi/ylempi korkeakoulututkinto, tutkijakoulutus)

Laskut: jäsenmaksujen viitesiirrot

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenen perus-, lisä-, ja työsuhdetiedot tallennetaan rekisteriin liittymisvaltakirjan tietojen perusteella. Työsuhdetiedot tarkistetaan Tullin sisäisestä puhelinluettelosta. Järjestötehtävät ja luottamustehtävät tallennetaan yhdistysten ilmoitusten perusteella. Liiton sihteeri rekisterin pääkäyttäjänä tallentaa maksuperustetiedot liittymisvaltakirjatietojen perusteella. Tietoja päivitetään jäsenen oman ilmoituksen tai yhdistyksen ilmoituksen mukaisesti. Työnantajaperinnässä olevien jäsenten jäsenmaksukertymät saadaan työnantajalta neljännesvuosittain.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenten nimi- ja osoitetiedot sekä jäsennumero ja yhdistysnumero ilmoitetaan jäsenkorttitoimittaja CardPlus Oy:lle.

Jäsenten nimi- ja osoitetiedot sekä jäsennumero ilmoitetaan keskusjärjestöille AVAlle, JUKOlle ja Akavalle tarvittaessa.

Jäsenten tietoja (nimi- ja osoitetietoja) voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille jäseneduista tiedottamiseen. Tietoja ei luovuteta, mikäli jäsen on ilmoittanut haluavansa markkinointikiellon (tieto kysytään liittymisvaltakirjassa).

Jäsenen maksutietoja yms. tietoja luovutetaan tarvittaessa työttömyyskassa JATTKille. JATTKin työntekijöillä on rajoitettu tietojen katseluoikeus liiton jäsenrekisterissä.

Jäsenmaksukäyttäytymiseen liittyviä tietoja luovutetaan pyydettäessä Tullivirkamiesliitosta eronneen tai erotetun jäsenen uudelle ammattiliitolle ja työttömyyskassalle.

Tullivirkamiesliitto luovuttaa veroviranomaiselle tiedot henkilöiden maksetuista jäsenmaksuista jäsenrekisteritietojen perusteella kerran vuodessa.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

MANUAALINEN AINEISTO:

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti sähköisesti. Henkilötietoja sisältävä manuaalinen aineisto (liittymisvaltakirjat) säilytetään lukitussa paikassa.

 ATK:LLA KÄSITELTÄVÄT TIEDOT:

Tullivirkamiesliiton jäsenrekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Yhteys on SSL-suojattu. Liitto myöntää tunnukset yhdistysten jäsenrekisterivastaaville, pääluottamusmiehelle, luottamusmiehille, lomapaikkavastaavalle ja työttömyyskassa JATTKin työntekijöille. Yhdistysten jäsenrekisterivastaavat näkevät vain oman yhdistyksensä jäsenten henkilötiedot ja voivat käsitellä vain osaa jäsenen tiedoista.

Pääluottamusmiehellä, luottamusmiehillä, lomapaikkavastaavalla ja työttömyyskassan työntekijällä on selailuoikeus kaikkien jäsenten tiettyihin henkilötietoihin.

Liiton sihteeri ja taloudenhoitaja voivat rekisterin pääkäyttäjinä käsitellä kaikkien jäsenten kaikkia henkilötietoja.

Henkilörekisterin tekniseen ylläpitoon osallistuu Avoine Oy:n järjestelmätuen henkilökunta.

Henkilötietojen päivityspyynnöt lähetetään ensisijaisesti jäsenen oman yhdistyksen jäsenrekisterivastaavalle ja toissijaisesti liiton sihteerille.